Deine Aufgaben
Wir suchen Unterstützung für unsere Abteilung Global Outbound Services. Sie besteht aus zwei spezialisierten Teams: Immigration und Relocation Outbound. Beide Teams unterstützen unsere Kunden bei der Navigation durch die komplexe Visa- und Einwanderungslandschaft und helfen ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Das Relocation Outbound Team in München ist der Hauptansprechpartner für Kunden, die Weltweit einwandern. Wir bieten umfassende Beratung zu Einwanderungsverfahren, gewährleisten die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Unser Ziel ist es, unseren Kunden nicht nur fundiertes Fachwissen, sondern auch Sicherheit und Klarheit zu vermitteln.
Als Relocation Outbound Coordinator übernimmst du die zentrale Verantwortung als erste Anlaufstelle für Expats, neue Mitarbeitende unserer Kunden, deren HR-Abteilungen sowie externe Dienstleister und stellst sicher, dass du stets mit vollem Einsatz einen erstklassigen Service bietest. Folgende Tätigkeiten warten auf dich:
- Betreuung und Begleitung von Mitarbeitenden bei Auslandsentsendungen.
- Organisation und Koordination aller Schritte im Relocation-Prozess: Wohnungssuche, Umzug, Settling-In etc.
- Kommunikation mit externen Dienstleistern, Behörden und internationalen Partnern
- Beratung von internen Stakeholdern zu Relocation- und Expats-Themen
- Sicherstellung eines positiven Relocation-Erlebnisses für die Mitarbeitenden
- Unterstützung bei der Beantragung von Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen sowie der Vorbereitung aller erforderlichen Unterlagen und Dokumente für die entsprechenden Behörden.
- Verwaltung und Koordination der Relocationseinsätze unserer Kunden, einschließlich der Kommunikation mit Expats, neuen Mitarbeitern und externen Dienstleistern.
- Optimierung interner Abläufe und Prozesse zur Steigerung der Effizienz und Verbesserung der Servicequalität.
- Schulung und Unterstützung des Teams von Administratoren und Assistenten im Bereich Relocation.
- Überprüfung und Kontrolle von Rechnungen und externen Kosten, einschließlich der Analyse der Deckungsbeiträge.
- Erfassung und Pflege von Daten zu Service Level Agreements und Sicherstellung der Einhaltung dieser Standards.
Dein Profil
Wir suchen eine engagierte und lösungsorientierte Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt und mit Tatkraft Ziele erreicht. Du solltest in der Lage sein, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, dabei stets den Überblick zu behalten und die Aufgaben effizient sowie gewissenhaft zu erledigen. Wenn du eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Kommunikationsstärke und eine positive Einstellung mitbringst, dann bist du bei uns genau richtig!
Fachliche Anforderungen
- Erfahrung: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Bearbeitung von Relocation Einsätzen, Arbeitsgenehmigungsverfahren international, Umzug, etc.
- Technisches Know-how: Fundierte technische und Computerkenntnisse, einschließlich der Nutzung relevanter Software und Tools.
- Rechtskenntnisse: Grundkenntnisse in Arbeits- und Einwanderungsrecht
- Softwarekenntnisse: Erfahrung mit relevanter Software wie Jira und Confluence (wünschenswert).
- Kommunikationsfähigkeit: Exzellente Fähigkeiten in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch sowie in weiteren relevanten Sprachen.
Auserfachliche Anforderungen
- Kundenorientierung: Fähigkeit, die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen und effektiv zu adressieren.
- Reisebereitschaft: Bereitschaft zu Dienstreisen im In- und Ausland, um vor Ort bei Kunden und Partnern zu unterstützen.
- Detailgenauigkeit: Präzise Arbeitsweise und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen und effizient zu priorisieren.
- Problemlösung: Fähigkeit, Herausforderungen zu erkennen und kreative Lösungen zu entwickeln.
- Teamfähigkeit: Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten zur Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Kunden weltweit.
- Geschäftskommunikation: Sicherer Umgang mit geschäftlicher E-Mail-Etikette und professionellen Telefonfähigkeiten.
- Flexibilität: Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Vorschriften und Anforderungen.
- Zeitmanagement: Effektive Fähigkeiten zur Einhaltung von Fristen.
- Lernbereitschaft: Offenheit für Veränderungen und Weiterentwicklung.
Warum wir?
Wir möchten, dass unsere Mitarbeitenden nicht nur einen Job haben, sondern eine erfüllende Aufgabe, die Spaß macht und Perspektiven bietet. Hier sind unsere Highlights:
- Unbefristete Anstellung: Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen, eine Teilzeitoption ist nach Abstimmung möglich.
- Attraktives Gehalt und Zusatzleistungen (z. B. E-Wellness-Pass oder Gutscheine).
- Flexible Arbeitsmodelle: Profitiere von attraktiven Gleitzeitmodellen und der Möglichkeit, nach Absprache im Homeoffice zu arbeiten.
- Karrierechancen: Wachse mit uns und übernimm Verantwortung – Vom Immigration Assistant über den Coordinator bis hin zum Specialist. Wir fördern deine Karriere!
- Persönliche und berufliche Entwicklung durch Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Karrierechancen: Wachse mit uns und übernimm Verantwortung – Vom Immigration Coordinator bis hin zum Specialist. Wir fördern deine Karriere!
- Flache Hierarchien: Wir pflegen eine offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege wobei der Fokus auf konstruktiven, lösungsorientierten Beiträgen liegt, die den Team-Erfolg vorantreiben.
- Modernes Büro in zentraler Lage mit guter Verkehrsanbindung.
- Internationale Kunden und spannende Kulturen – Vielfalt garantiert!
- Teamspirit: Abwechslungsreiche Teamevents und eine Unternehmenskultur, die auf Vertrauen basiert.
Wichtige Hinweise
Bist du bereit, etwas zu bewegen?
Wenn du in einem unterstützenden Team arbeiten möchtest und gerne Verantwortung übernimmst, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!
Über uns
Bei Inhouse Mobility gestalten wir die Zukunft der globalen Mobilität. Als schnell wachsender Anbieter von Relocation-, Immigration- und Moving-Services arbeiten wir mit ehrgeizigen und zukunftsorientierten Menschen, um Unternehmen weltweit zu unterstützen. Unser internationales Team ist an Standorten wie Bukarest, Shanghai, Hongkong und München vertreten, wo wir sowohl internationalen als auch nationalen Kunden ein umfassendes Dienstleistungsangebot bieten – von der kulturellen Sensibilisierung über die Wohnungssuche bis hin zur Unterstützung bei Visa- und Arbeitserlaubnisverfahren.
